Backzettel automatisieren: Vom Excel zum KI-Produktionsplan

Der Backzettel ist das zentrale Dokument in jeder Bäckerei. Er bestimmt, was produziert wird, in welcher Menge und für welchen Standort. Und trotzdem entsteht er in vielen Betrieben noch immer auf dieselbe Weise: jemand setzt sich hin, schaut die Zahlen der letzten Tage an, schätzt, rechnet, passt an und hofft, dass es ungefähr passt.

In kleinen Betrieben dauert das vielleicht 20 Minuten. In Filialbäckereien mit mehreren Standorten und breitem Sortiment kann die Erstellung von Produktionslisten und Bestellvorschlägen leicht eine Stunde oder mehr pro Tag beanspruchen. Jeden Tag, sieben Tage die Woche.

Dabei lässt sich ein grosser Teil dieses Prozesses heute automatisieren. Und das ohne dass der Betrieb die Kontrolle über seine Planung abgibt.

Wie der Backzettel heute typischerweise entsteht

In den meisten Bäckereien läuft der Prozess ähnlich ab. Der Produktionsleiter, Filialleiter, oder Inhaber prüft die Verkaufszahlen der letzten Tage, oft aus dem Kassensystem oder einer Excel-Tabelle. Dazu kommen Erfahrungswerte: Welcher Wochentag ist morgen? Sind Ferien? Wie wird das Wetter? Gibt es einen lokalen Event?

Auf Basis dieser Einschätzung werden Mengen festgelegt, in eine Produktionsliste oder einen Backzettel eingetragen und an die Backstube weitergegeben. Bei Filialbäckereien kommen noch Lieferscheine dazu um zu bestimmen Filiale wie viel von welchem Produkt bekommt.

Das funktioniert. Aber es hat drei Schwächen:

Es kostet viel Zeit: Wer das jeden Tag gewissenhaft macht, investiert erhebliche Arbeitszeit in einen Prozess, der sich ständig wiederholt. Bei mehreren Standorten multipliziert sich der Aufwand.

Es ist fehleranfällig: Selbst erfahrene Planer können nicht alle Einflussfaktoren gleichzeitig berücksichtigen. Eine vergessene Ferienwoche, ein übersehener Wetterumschwung oder eine falsch eingeschätzte Filiale führt zu Über- oder Unterproduktion.

Es hängt an Einzelpersonen: Oft gibt es eine Person im Betrieb, die "weiss, wie es läuft". Wenn diese Person krank wird, in die Ferien geht oder den Betrieb verlässt, fehlt plötzlich das Planungswissen.

Was "automatisieren" konkret bedeutet

Automatisieren heisst nicht, dass eine Maschine alles entscheidet. Es heisst, dass die Datenarbeit - das Sammeln, Auswerten und Berechnen von einer Software übernommen wird. Der Mensch behält die Kontrolle und kann jeden Vorschlag anpassen.

Bei GoNina sieht das so aus: Die KI verbindet sich direkt mit dem Kassensystem der Bäckerei - zum Beispiel HS Soft, ProtecData oder Lightspeed. Sie analysiert automatisch die historischen Verkaufsdaten, bezieht Wetterprognosen, Feiertage, Schulferien und Saisonmuster ein und erstellt daraus eine tägliche Absatzprognose pro Produkt und Standort.

Diese Prognose wird als konkreter Bestellvorschlag oder Produktionsplan zurück ins System gespielt. Statt den Backzettel von Hand zu erstellen, erhält der Betrieb einen datenbasierten Vorschlag, den er direkt übernehmen oder manuell anpassen kann.

Der tägliche Prozess verkürzt sich damit von "Zahlen prüfen, schätzen, rechnen, eintragen" auf "Vorschlag prüfen, bei Bedarf anpassen, freigeben".

Was sich dadurch im Alltag verändert

Mehr Zeit für andere Aufgaben: Statt unter Zeitdruck Produktionslisten zusammenzustellen, liegt der Vorschlag bereits vor. Das Team kann sich auf das Handwerk und die Produktentwicklung konzentrieren statt auf Excel-Tabellen.

Neue Mitarbeiter können schneller einsteigen: Die Planung hängt nicht mehr am Wissen einer einzelnen Person. Auch jemand, der den Betrieb noch nicht seit zehn Jahren kennt, kann mit einem datenbasierten Vorschlag arbeiten.

Filialen werden fairer geplant. In vielen Betrieben bekommt die Filiale, deren Leitung am lautesten bestellt, am meisten Ware - nicht unbedingt die, die am meisten verkauft. Mit einer datenbasierten Verteilung wird die Zuteilung sachlicher und nachvollziehbarer.

Ferien und Urlaub werden planbar. Wenn der Produktionsleiter zwei Wochen in die Ferien geht, läuft die Planung weiter. Die KI produziert Vorschläge auf Basis der Daten, nicht auf Basis von Erfahrung, die im Kopf einer Person steckt.

Betriebe, die mit GoNina arbeiten, sparen dadurch bis zu 12 Stunden pro Monat in der Planung. Gleichzeitig sinkt der Überschuss um bis zu 52%, weil die Prognosen präziser sind als manuelle Schätzungen.

Muss ich mein Kassensystem oder meine Software wechseln?

Nein, GoNina ergänzt die bestehende Infrastruktur. Die Prognosen werden als Bestellvorschlag im Kassensystem, als Produktionsliste oder als Export für die Warenwirtschaft in die vorhandenen Abläufe integriert.

Die direkte Anbindung an POS-Systeme wie HS Soft, ProtecData und Lightspeed bedeutet, dass keine manuelle Datenübertragung nötig ist. Die Einrichtung dauert in der Regel wenige Tage. Der Betrieb muss weder seine Prozesse umstellen noch neue Hardware anschaffen.

Häufige Fragen

Ersetzt GoNina meinen Backzettel komplett? GoNina erstellt einen datenbasierten Produktionsvorschlag, der als Grundlage für den Backzettel dient. Du kannst den Vorschlag direkt übernehmen oder anpassen. Die finale Entscheidung bleibt beim Betrieb.

Was passiert, wenn ich einen Artikel kurzfristig hinzufüge oder streiche? Manuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. Wenn du weisst, dass morgen eine Sonderaktion läuft oder ein Produkt nicht verfügbar ist, kannst du den Vorschlag entsprechend ändern.

Brauche ich dafür IT-Kenntnisse? Nein, GoNina ist so gebaut, dass es ohne technisches Vorwissen bedient werden kann. Die Einrichtung und Anbindung übernimmt das GoNina-Team. Im Alltag ist die Bedienung nicht komplizierter als das Ablesen des bisherigen Backzettels.

Fazit

Der Backzettel wird in vielen Bäckereien noch so erstellt wie vor zwanzig Jahren - manuell, zeitaufwändig und abhängig vom Wissen einzelner Personen. Das muss nicht so bleiben. KI-basierte Absatzprognosen automatisieren den aufwändigsten Teil der täglichen Planung und liefern Vorschläge, die präziser sind als jede manuelle Schätzung.

Der Backzettel verschwindet nicht. Aber er entsteht schneller, besser und unabhängiger.

Einen umfassenden Überblick über KI Absatzprognosen in der Bäckerei findest du in unserem kompletten Leitfaden.

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