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Catering lebt von zwei Welten gleichzeitig: planbaren Grossaufträgen mit Vorlauf - und einem täglichen Grundgeschäft aus wiederkehrenden Firmenkunden, Sitzungsverpflegung und kurzfristigen Bestellungen. Die Aufträge sind fixiert, die Mengen dahinter aber oft nicht: Wie viele Sandwiches für das offene Mittagsangebot? Wie viel Reserve für Spontanbestellungen? Wie viel Rohware auf Lager?
Genau in diesem Graubereich zwischen fixierten Aufträgen und freier Nachfrage entstehen die Überschüsse und Engpässe des Catering-Alltags.
Die zwei Hälften der Catering-Planung
Die fixierte Hälfte: bestätigte Aufträge. Event-Caterings und bestellte Plattformen sind gesicherter Absatz - hier braucht es keine Prognose, sondern saubere Auftragsverwaltung. Der Fehler passiert woanders: wenn diese fixen Mengen mit der freien Nachfrage vermischt geplant werden.
Die freie Hälfte: das tägliche Grundgeschäft. Offene Mittagsangebote, Sitzungs-Catering auf Zuruf, Same-Day-Bestellungen: Diese Nachfrage schwankt mit Wochentag, Ferien, Wetter und den Rhythmen der Firmenkunden - und ist damit ein klassischer Prognosefall.
Wie die Automatisierung konkret aussieht
Fix und frei sauber trennen. Der wichtigste Schritt ist konzeptionell: Bestätigte Aufträge werden als gesicherte Mengen geführt, die freie Nachfrage separat prognostiziert. GoNina lernt die Muster des Grundgeschäfts aus den Verkaufsdaten - pro Produkt und Kundensegment - und liefert dafür tägliche Mengenvorschläge für die nächsten sieben Tage. Die Summe aus beidem ergibt die Produktions- und Einkaufsmenge.
Rhythmen der Firmenkunden nutzen. Firmenkundschaft bestellt in Mustern: Sitzungstage, Monatsrhythmen, Ferienpausen. Diese Regelmässigkeiten stecken in den historischen Daten - das Modell erkennt sie und plant die stillen Wochen genauso ein wie die starken.
Einkauf und Produktion am Wochenblick ausrichten. Sieben Tage Vorlauf machen den Frischwaren-Einkauf präziser und die Produktionsplanung ruhiger - weniger teure Notkäufe, weniger Überbestände, die am Freitag entsorgt werden.
Das Resultat entspricht den bekannten Effekten: bis zu 52% weniger Überschuss, bis zu 6% mehr Umsatz und bis zu 12 gesparte Stunden Planungszeit pro Monat - Zeit, die im Catering direkt in Akquise und Kundenpflege fliessen kann.
Praxisregeln für Catering-Betriebe
1. Bestellschluss bewusst setzen und kommunizieren. Je früher Aufträge fixiert sind, desto kleiner der frei zu prognostizierende Rest - günstige Konditionen für Frühbestellungen verschieben Risiko vom Betrieb zum Kunden.
2. Reserven datenbasiert statt pauschal. "Immer 20% mehr" ist teuer. Die Daten zeigen, an welchen Wochentagen Spontanbestellungen wirklich kommen - dort gezielt Reserven, sonst nicht.
3. Die Abschriften pro Produkt erfassen. Was am Ende des Tages entsorgt wird, ist die wichtigste Rückmeldung an die Planung - ohne diese Zahl bleibt jede Optimierung blind.
Häufige Fragen
Unser Geschäft ist stark eventgetrieben - hilft eine Prognose überhaupt?
Für die Events selbst nicht, die sind fixiert. Aber fast jeder Catering-Betrieb hat ein tägliches Grundgeschäft darunter - und genau dort entstehen die stillen, täglichen Verluste, die eine Prognose eliminiert.
Wir planen in Rezeptur-Komponenten, nicht in Endprodukten - geht das?
Ja. Die Prognose auf Produktebene lässt sich über Rezepturen in Komponenten- und Rohwarenbedarf übersetzen - die Basis für präzisere Bestellungen.
Fazit
Catering-Planung wird einfach, wenn man sie in zwei Hälften teilt: fixierte Aufträge verwalten, freie Nachfrage prognostizieren. Wer das Grundgeschäft datenbasiert plant, gewinnt an genau den Stellen, wo im Catering täglich still Geld verloren geht - beim Überschuss, beim Einkauf und bei der Planungszeit.
Wie KI-Prognosen in der Gastronomie insgesamt funktionieren, liest du im kompletten Leitfaden für die Gastronomie.
