Filialbäckerei: Planung über mehrere Standorte automatisieren

Eine Filiale zu planen ist anspruchsvoll. Fünf Filialen zu planen ist ein Vollzeitjob. Und bei zehn oder mehr Standorten wird die tägliche Produktions- und Bestellplanung zu einem System, das ohne digitale Unterstützung kaum noch beherrschbar ist.

Das Problem ist nicht mangelnde Erfahrung. Die meisten Filialbäckereien haben kompetente Produktions- und Filialleiter, die ihren Betrieb gut kennen. Das Problem ist die Menge an Entscheidungen, die jeden Tag getroffen werden müssen - für jedes Produkt, an jedem Standort, unter ständig wechselnden Bedingungen.

Was die Planung in Filialbäckereien so komplex macht

Jede Filiale ist anders. Die Filiale am Bahnhof hat andere Spitzenzeiten als die im Quartier. Die Filiale im Einkaufszentrum verkauft andere Produkte als die an der Hauptstrasse. Ferien treffen jede Filiale unterschiedlich - manche verlieren Kundschaft, andere gewinnen Laufkundschaft von Touristen.

Dazu kommt: Das Sortiment ist oft dasselbe, aber die Nachfrage ist es nicht. 80 Croissants für Filiale A und 30 für Filiale B - diese Verteilung stimmt am Dienstag, aber nicht am Samstag. Und nächste Woche, wenn Schulferien beginnen, stimmt sie wieder nicht.

Wer das manuell plant, steht vor einer kombinatorischen Aufgabe, die mit jedem Standort und jedem Produkt exponentiell wächst. Bei 10 Filialen mit je 100 Artikeln sind das täglich 1'000 Einzelentscheidungen. Kein Mensch kann das systematisch und fehlerfrei leisten.

In der Praxis führt das zu typischen Problemen:

Pauschalverteilung. Die Zentrale verteilt die Ware nach festen Schlüsseln - jede Filiale bekommt denselben Prozentsatz der Gesamtproduktion. Das ignoriert standortspezifische Unterschiede und führt systematisch zu Über- oder Unterversorgung einzelner Filialen.

Filialen bestellen selbst. Jede Filiale meldet ihren Bedarf eigenständig an. Das klingt logisch, führt aber oft dazu, dass vorsichtig bestellende Filialleiter zu wenig bekommen und offensiv bestellende zu viel. Die Gesamtmenge wird nicht optimiert, sondern addiert.

Eine Person hält alles zusammen. In vielen Betrieben gibt es jemanden, der "den Überblick hat" - der Produktionsleiter, der Inhaber, die erfahrene Disponentin. Wenn diese Person ausfällt, wird die Planung sofort unsicherer.

Wie KI-Prognosen die Filialplanung verändern

KI-basierte Absatzprognosen lösen das Problem an der Wurzel: Sie ersetzen die manuelle Schätzung durch eine datenbasierte Vorhersage pro Artikel und pro Standort.

GoNina verbindet sich dafür direkt mit dem Kassensystem der Bäckerei - zum Beispiel HS Soft, ProtecData oder Lightspeed. Aus den Verkaufsdaten aller Filialen lernt die KI, wie sich Nachfrage an jedem einzelnen Standort verhält. Dabei berücksichtigt sie automatisch Wetter, Feiertage, Schulferien, Wochentag, Saison und standortspezifische Besonderheiten.

Das Ergebnis ist ein täglicher Bestellvorschlag pro Filiale und Produkt. Nicht "insgesamt 500 Croissants auf alle Filialen verteilt", sondern "Filiale Bahnhof: 95, Filiale Quartier: 35, Filiale Einkaufszentrum: 72" - basierend auf dem, was an diesem konkreten Tag an diesem konkreten Standort voraussichtlich verkauft wird.

Dieser Vorschlag kann direkt übernommen oder manuell angepasst werden. Die finale Entscheidung bleibt beim Betrieb.

Was sich in der Praxis verändert

Die Verteilung wird gerechter. Jede Filiale bekommt, was sie tatsächlich braucht - nicht was der Filialleiter bestellt oder was ein pauschaler Schlüssel vorgibt. Das reduziert sowohl Retouren in überversorgten Filialen als auch leere Regale in unterversorgten.

Die Zentrale gewinnt Überblick. Statt Bestellungen einzelner Filialen zusammenzutragen und zu plausibilisieren, sieht die Produktionsleitung auf einen Blick, was insgesamt benötigt wird. Die Gesamtproduktion wird direkt aus den Filialprognosen abgeleitet.

Neue Filialen werden schneller planbar. Wenn ein neuer Standort eröffnet, fehlen Erfahrungswerte. Die KI kann anhand ähnlicher Standorte und deren Verkaufsmuster eine erste Prognose erstellen und sie laufend anpassen, sobald eigene Daten vorliegen.

Saisonale Unterschiede werden automatisch erkannt. Die Filiale in der Touristenzone verhält sich im Sommer anders als im Winter. Die Filiale im Geschäftsviertel läuft in den Weihnachtsferien schwächer. Diese Muster erkennt die KI aus den Daten, ohne dass jemand sie manuell einpflegen muss.

Filialbäckereien, die mit GoNina arbeiten, erreichen eine Reduktion des Überschusses von bis zu 52% und eine Umsatzsteigerung von bis zu 6%. Der Effekt ist bei Betrieben mit mehreren Standorten besonders ausgeprägt, weil die Komplexität - und damit das Optimierungspotenzial - mit jeder Filiale steigt.

Ein typisches Szenario

Montag, 5:30 Uhr. Die Produktionsleiterin einer Bäckerei mit acht Filialen öffnet das System. GoNina hat über Nacht die Prognosen für den Tag berechnet. Sie sieht auf einen Blick: Filiale Altstadt braucht heute 15% weniger Brot als letzte Woche - Schulferien, weniger Büroarbeiter. Filiale Seeufer braucht dafür 20% mehr Sandwiches - es werden 24°C und Sonne.

Sie prüft die Vorschläge, passt eine Position an, weil sie weiss, dass in Filiale Marktgasse heute eine Strasse gesperrt ist, und gibt die Produktion frei. Zehn Minuten statt einer Stunde.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch, wenn meine Filialen sehr unterschiedlich sind?Gerade dann. Die KI erstellt für jede Filiale ein eigenes Modell basierend auf deren spezifischen Verkaufsdaten. Eine Filiale am Bahnhof wird komplett anders prognostiziert als eine im Wohnquartier - automatisch und ohne manuelle Konfiguration.

Was passiert, wenn eine Filiale einen Umbau hat oder vorübergehend schliesst?Solche Sondersituationen können manuell berücksichtigt werden. Sobald die Filiale wieder normal läuft, passt sich die KI automatisch an die aktuellen Verkaufsdaten an.

Wie werden die Vorschläge an die Filialen übermittelt?Die Vorschläge werden direkt ins bestehende System zurückgespielt - als Bestellvorschlag oder Produktionsliste. Je nach Kassensystem und Warenwirtschaft erfolgt das automatisch oder per Export. Es ist kein zusätzliches Tool in den Filialen nötig.

Fazit

Die grösste Herausforderung in Filialbäckereien ist nicht das Backen - es ist die tägliche Planung. Wie viel von welchem Produkt an welchen Standort? KI-basierte Absatzprognosen beantworten diese Frage datenbasiert, für jede Filiale und jedes Produkt einzeln. Das spart Zeit, reduziert Überschüsse und macht die Planung unabhängiger von einzelnen Personen.

Den kompletten Überblick über KI Absatzprognosen für Bäckereien findest du in unserem Leitfaden.