Automatizzare le schede di cottura: da Excel al piano di produzione basato sull'intelligenza artificiale

La scheda di produzione è il documento fondamentale in ogni panificio. Determina cosa viene prodotto, in che quantità e per quale punto vendita. Eppure, in molte aziende viene ancora redatta allo stesso modo: qualcuno si siede, esamina i dati degli ultimi giorni, fa una stima, calcola, adegua i valori e spera che i numeri tornino più o meno.

Nelle piccole attività questo potrebbe richiedere circa 20 minuti. Nelle catene di panetterie con diverse sedi e un vasto assortimento, la creazione di liste di produzione e proposte d’ordine può facilmente richiedere un’ora o più al giorno. Ogni giorno, sette giorni su sette.

Eppure, oggi gran parte di questo processo può essere automatizzata. E questo senza che l'azienda perda il controllo sulla propria pianificazione.

Come viene solitamente redatto oggi il foglio di istruzioni

Nella maggior parte dei panifici il processo si svolge in modo simile. Il responsabile della produzione, il direttore del punto vendita o il titolare controlla i dati di vendita degli ultimi giorni, spesso tramite il sistema di cassa o un foglio Excel. A ciò si aggiungono i dati empirici: che giorno della settimana è domani? Ci sono le vacanze? Che tempo farà? C'è qualche evento locale?

Sulla base di questa valutazione, vengono stabilite le quantità, inserite in una lista di produzione o in una scheda di cottura e trasmesse al laboratorio di panificazione. Nel caso delle panetterie con filiali, vengono aggiunte anche le bolle di consegna per stabilire a quale filiale spetta quale quantità di quale prodotto.

Funziona. Ma presenta tre punti deboli:

Ci vuole molto tempo: chi lo fa con costanza ogni giorno investe una notevole quantità di tempo in un processo che si ripete continuamente. Se si hanno più sedi, l'impegno richiesto si moltiplica.

È soggetto a errori: anche i pianificatori più esperti non riescono a tenere conto contemporaneamente di tutti i fattori che influiscono sul processo. Una settimana di ferie dimenticata, un cambiamento meteorologico trascurato o una filiale valutata in modo errato portano a una produzione in eccesso o in difetto.

Dipende dalle singole persone: spesso in azienda c'è qualcuno che «sa come funzionano le cose». Se questa persona si ammala, va in ferie o lascia l'azienda, improvvisamente vengono a mancare le competenze necessarie per la pianificazione.

Cosa significa concretamente "automatizzare"

Automatizzare non significa che sia una macchina a decidere tutto. Significa che il lavoro sui dati – la raccolta, l'analisi e il calcolo – viene svolto da un software. L'uomo mantiene il controllo e può modificare ogni proposta.

Con GoNina così: l'IA si collega direttamente al sistema di cassa del panificio – ad esempio HS Soft, ProtecData o Lightspeed. Analizza automaticamente i dati storici di vendita, tiene conto delle previsioni meteorologiche, dei giorni festivi, delle vacanze scolastiche e delle tendenze stagionali, e sulla base di questi dati elabora una previsione giornaliera delle vendite per ogni prodotto e punto vendita.

Questa previsione viene reimmessa nel sistema sotto forma di proposta concreta di ordine o piano di produzione. Anziché compilare manualmente il foglio di lavoro, l'azienda riceve una proposta basata sui dati che può adottare direttamente o modificare manualmente.

Il processo quotidiano si riduce così da «verificare i dati, stimare, calcolare, inserire» a «verificare la proposta, modificarla se necessario, approvarla».

Cosa cambia nella vita di tutti i giorni

Più tempo per altre attività: invece di dover redigere liste di produzione sotto pressione, la proposta è già pronta. Il team può concentrarsi sul lavoro artigianale e sullo sviluppo dei prodotti anziché sui fogli Excel.

I nuovi dipendenti possono inserirsi più rapidamente: la pianificazione non dipende più dalle conoscenze di una singola persona. Anche chi non conosce l'azienda da dieci anni può lavorare sulla base di una proposta basata sui dati.

La pianificazione delle filiali diventa più equa. In molte aziende, la filiale che richiede più merce riceve più merce, non necessariamente quella che vende di più. Con una distribuzione basata sui dati, l'assegnazione diventa più oggettiva e trasparente.

Le ferie e le vacanze diventano pianificabili. Se il responsabile della produzione va in ferie per due settimane, la pianificazione prosegue. L'intelligenza artificiale elabora proposte sulla base dei dati, non sull'esperienza che risiede nella mente di una persona.

Le aziende che GoNina risparmiano così fino a 12 ore al mese nella pianificazione. Allo stesso tempo, le eccedenze diminuiscono fino al 52%, poiché le previsioni sono più precise rispetto alle stime manuali.

Devo cambiare il mio sistema di cassa o il mio software?

No, GoNina l'infrastruttura esistente. Le previsioni vengono integrate nei processi esistenti sotto forma di proposte d'ordine nel sistema di cassa, di liste di produzione o di esportazioni per la gestione delle scorte.

L'integrazione diretta con sistemi POS quali HS Soft, ProtecData e Lightspeed elimina la necessità di trasferire manualmente i dati. La configurazione richiede solitamente pochi giorni. L'azienda non deve modificare i propri processi né acquistare nuovo hardware.

Domande frequenti

GoNina sostituisce completamente GoNina scheda di produzione? GoNina una proposta di produzione basata sui dati, che funge da base per la scheda di produzione. Puoi accettare la proposta così com’è o modificarla. La decisione finale spetta all’azienda.

Cosa succede se aggiungo o elimino un articolo all'ultimo momento? È possibile apportare modifiche manuali in qualsiasi momento. Se sai che domani ci sarà una promozione speciale o che un prodotto non sarà disponibile, puoi modificare il suggerimento di conseguenza.

È necessaria una competenza informatica? No , GoNina progettata in modo tale da poter essere utilizzata senza conoscenze tecniche preliminari. La configurazione e l’integrazione sono a carico del GoNina. Nell’uso quotidiano, il funzionamento non è più complicato della lettura del precedente foglio di cottura.

Conclusione

In molte panetterie, il foglio delle forniture viene ancora redatto come vent'anni fa: manualmente, con grande dispendio di tempo e in base alle conoscenze dei singoli. Ma non deve necessariamente essere così. Le previsioni di vendita basate sull'intelligenza artificiale automatizzano la parte più complessa della pianificazione quotidiana e forniscono suggerimenti più precisi di qualsiasi stima manuale.

Il foglio di cottura non scomparirà. Ma verrà prodotto in modo più rapido, migliore e autonomo.

Trovi una panoramica completa sulle previsioni di vendita basate sull'intelligenza artificiale nel settore della panificazione nella nostra guida completa.

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