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Il settore del catering si muove contemporaneamente in due mondi: da un lato, grandi commesse pianificabili con un certo anticipo; dall’altro, un’attività quotidiana di base costituita da clienti aziendali abituali, rinfreschi per riunioni e ordini con breve preavviso. Le commesse sono definite, ma le quantità spesso non lo sono: quanti panini per l’offerta a buffet a pranzo? Quanta riserva per gli ordini improvvisi? Quanta materia prima tenere in magazzino?
È proprio in questa zona grigia tra gli ordini fissi e la domanda libera che si generano le eccedenze e le carenze nella quotidianità del catering.
Le due parti della pianificazione del catering
La parte fissa: ordini confermati. Il catering per eventi e le piattaforme prenotate rappresentano un volume di vendite garantito: in questo caso non servono previsioni, ma una gestione accurata degli ordini. L’errore si verifica altrove: quando queste quantità fisse vengono pianificate insieme alla domanda libera.
La metà flessibile: l’attività quotidiana di base. Offerte per il pranzo senza prenotazione, catering per riunioni su richiesta, ordini con consegna in giornata: questa domanda varia a seconda del giorno della settimana, delle vacanze, delle condizioni meteorologiche e dei ritmi dei clienti aziendali – ed è quindi un classico caso di previsione.
Come si presenta concretamente l'automazione
Separare in modo netto e preciso. Il passo più importante è di natura concettuale: gli ordini confermati vengono gestiti come quantità garantite, mentre la domanda libera viene prevista separatamente. “ GoNina ” apprende i modelli dell’attività di base dai dati di vendita – per prodotto e per segmento di clientela – e fornisce in base a ciò proposte giornaliere sui volumi per i sette giorni successivi. La somma di entrambi determina il volume di produzione e di acquisto.
Sfruttare i ritmi dei clienti aziendali. I clienti aziendali effettuano gli ordini secondo schemi ricorrenti: giorni di riunione, ritmi mensili, periodi di ferie. Queste regolarità sono contenute nei dati storici: il modello le riconosce e pianifica le settimane tranquille allo stesso modo di quelle di grande attività.
Organizzare gli acquisti e la produzione in base al “Wochenblick”. Avere sette giorni di anticipo rende più preciso l’acquisto dei prodotti freschi e più serena la pianificazione della produzione: meno acquisti d’emergenza costosi, meno eccedenze da smaltire il venerdì.
Il risultato è in linea con gli effetti già noti: fino al 52% in meno di eccedenze, fino al 6% in più di fatturato e fino a 12 ore di risparmio al mese nella pianificazione – tempo che, nel settore della ristorazione, può essere dedicato direttamente all’acquisizione di nuovi clienti e alla cura di quelli esistenti.
Linee guida pratiche per le aziende di catering
1. Stabilire e comunicare in modo chiaro la scadenza per gli ordini. Quanto prima vengono confermati gli ordini, tanto minore sarà la quantità residua da prevedere: le condizioni vantaggiose per gli ordini anticipati trasferiscono il rischio dall’azienda al cliente.
2. Riserve basate sui dati anziché forfettarie. “Sempre il 20% in più” è costoso. I dati mostrano in quali giorni della settimana arrivano effettivamente gli ordini spontanei: in quei giorni si creano riserve mirate, altrimenti no.
3. Registrare le quantità di merce smaltita per ogni prodotto. Ciò che viene smaltito alla fine della giornata costituisce il feedback più importante per la pianificazione: senza questo dato, qualsiasi ottimizzazione rimane alla cieca.
Domande frequenti
La nostra attività è fortemente legata agli eventi: una previsione è davvero utile?
Non per gli eventi in sé, che sono già fissati. Ma quasi tutte le aziende di catering hanno un’attività di base quotidiana, ed è proprio lì che si generano le perdite silenziose e quotidiane che una previsione permette di eliminare.
Pianifichiamo in base ai componenti delle ricette, non ai prodotti finiti: è possibile?
Sì. Le previsioni a livello di prodotto possono essere tradotte, tramite le ricette, in fabbisogni di componenti e materie prime: questa è la base per ordini più precisi.
Conclusione
Pianificare il catering diventa semplice se lo si divide in due parti: gestire gli ordini fissi e prevedere la domanda libera. Chi pianifica l’attività di base basandosi sui dati ottiene vantaggi proprio nei punti in cui nel settore del catering si perdono quotidianamente denaro in modo impercettibile: nelle eccedenze, negli acquisti e nei tempi di pianificazione.
Per scoprire come funzionano in generale le previsioni basate sull'intelligenza artificiale nel settore della ristorazione, leggi la guida completa dedicata al settore.
