Panetteria con filiali: automatizzare la pianificazione su più sedi

Pianificare una filiale è un compito impegnativo. Pianificarne cinque è un lavoro a tempo pieno. E con dieci o più sedi, la pianificazione quotidiana della produzione e degli ordini diventa un sistema che è quasi impossibile gestire senza un supporto digitale.

Il problema non è la mancanza di esperienza. La maggior parte delle panetterie in franchising dispone di responsabili di produzione e di punto vendita competenti, che conoscono bene la propria attività. Il problema è la mole di decisioni che devono essere prese ogni giorno: per ogni prodotto, in ogni punto vendita, in condizioni in continuo mutamento.

Cosa rende così complessa la pianificazione nelle panetterie con punti vendita

Ogni negozio è diverso. Quello vicino alla stazione ha orari di punta diversi rispetto a quello nel quartiere. Il negozio nel centro commerciale vende prodotti diversi rispetto a quello sulla strada principale. Le vacanze hanno un impatto diverso su ogni negozio: alcuni perdono clienti, altri ne acquisiscono di nuovi tra i turisti di passaggio.

Inoltre: l'assortimento è spesso lo stesso, ma la domanda no. 80 croissant per il negozio A e 30 per il negozio B: questa ripartizione va bene il martedì, ma non il sabato. E la prossima settimana, quando inizieranno le vacanze scolastiche, non andrà più bene.

Chi pianifica manualmente si trova di fronte a un compito combinatorio che cresce in modo esponenziale con ogni sede e ogni prodotto. Con 10 filiali da 100 articoli ciascuna, si tratta di 1'000 decisioni singole al giorno. Nessuno è in grado di farlo in modo sistematico e senza errori.

Nella pratica, ciò comporta alcuni problemi tipici:

Distribuzione forfettaria. La sede centrale distribuisce la merce secondo criteri prestabiliti: ogni filiale riceve la stessa percentuale della produzione totale. Questo approccio non tiene conto delle differenze specifiche di ciascuna sede e porta sistematicamente a un eccesso o a una carenza di forniture nelle singole filiali.

I punti vendita effettuano gli ordini autonomamente. Ogni punto vendita comunica autonomamente il proprio fabbisogno. Ciò sembra logico, ma spesso porta i responsabili dei punti vendita più cauti a ricevere quantità insufficienti, mentre quelli più intraprendenti ne ricevono in eccesso. Il quantitativo complessivo non viene ottimizzato, ma semplicemente sommato.

C'è una persona che tiene tutto insieme. In molte aziende c'è qualcuno che "ha il quadro generale": il responsabile di produzione, il titolare, la responsabile della pianificazione con esperienza. Se questa persona viene a mancare, la pianificazione diventa immediatamente più incerta.

Come le previsioni basate sull'intelligenza artificiale stanno cambiando la pianificazione delle filiali

Le previsioni di vendita basate sull'intelligenza artificiale risolvono il problema alla radice: sostituiscono la stima manuale con una previsione basata sui dati per ogni articolo e per ogni sede.

A tal fine, GoNina direttamente al sistema di cassa della panetteria, ad esempio HS Soft, ProtecData o Lightspeed. Analizzando i dati di vendita di tutte le filiali, l'intelligenza artificiale apprende l'andamento della domanda in ogni singola sede. Nel farlo, tiene automaticamente conto delle condizioni meteorologiche, dei giorni festivi, delle vacanze scolastiche, del giorno della settimana, della stagione e delle peculiarità specifiche di ciascuna sede.

Il risultato è una proposta di ordine giornaliera per ogni filiale e per ogni prodotto. Non "un totale di 500 croissant distribuiti tra tutte le filiali", ma "Filiale Stazione: 95, Filiale Quartiere: 35, Filiale Centro commerciale: 72" – in base alle vendite previste in quel preciso giorno e in quella precisa sede.

Questa proposta può essere adottata così com'è oppure modificata manualmente. La decisione finale spetta all'azienda.

Cosa cambia nella pratica

La distribuzione diventa più equa. Ogni filiale riceve ciò di cui ha effettivamente bisogno, non ciò che ordina il responsabile della filiale o ciò che prevede una chiave di ripartizione forfettaria. Ciò riduce sia i resi nelle filiali sovraccariche che gli scaffali vuoti in quelle sotto-rifornite.

La sede centrale ha una visione d'insieme. Anziché dover raccogliere e verificare la validità degli ordini delle singole filiali, la direzione della produzione vede a colpo d'occhio il fabbisogno complessivo. La produzione totale viene calcolata direttamente sulla base delle previsioni delle filiali.

È più facile pianificare l'apertura di nuove filiali. Quando si apre una nuova sede, mancano i dati empirici. L'intelligenza artificiale è in grado di elaborare una prima previsione sulla base di sedi simili e dei loro modelli di vendita, aggiornandola costantemente non appena sono disponibili i dati specifici della nuova sede.

Le variazioni stagionali vengono rilevate automaticamente. Il punto vendita situato nella zona turistica registra un andamento diverso in estate rispetto all'inverno. Il punto vendita nel quartiere commerciale registra un calo di affluenza durante le vacanze natalizie. L'intelligenza artificiale rileva questi modelli dai dati senza che sia necessario inserirli manualmente.

Le panetterie con più punti vendita che GoNina ottengono una riduzione delle eccedenze fino al 52% e un aumento del fatturato fino al 6%. L'effetto è particolarmente marcato nelle aziende con più sedi, poiché la complessità – e quindi il potenziale di ottimizzazione – aumenta con ogni punto vendita.

Uno scenario tipico

Lunedì, ore 5:30. La responsabile della produzione di una panetteria con otto filiali avvia il sistema. Durante la notte GoNina calcolato le previsioni per la giornata. Con un solo sguardo capisce subito che la filiale del centro storico oggi avrà bisogno del 15% in meno di pane rispetto alla settimana scorsa: sono le vacanze scolastiche e ci sono meno impiegati. La filiale sul lungolago, invece, avrà bisogno del 20% in più di panini: ci saranno 24 °C e sole.

Esamina le proposte, modifica una posizione perché sa che oggi nella filiale di Marktgasse una strada è chiusa al traffico e dà il via libera alla produzione. Dieci minuti invece di un’ora.

Domande frequenti

Funziona anche se i miei punti vendita sono molto diversi tra loro?Proprio in quel caso. L'intelligenza artificiale crea un modello specifico per ogni punto vendita sulla base dei suoi dati di vendita specifici. Le previsioni per un punto vendita in stazione saranno completamente diverse da quelle per uno situato in un quartiere residenziale, in modo automatico e senza alcuna configurazione manuale.

Cosa succede se una filiale è in fase di ristrutturazione o chiude temporaneamente?Queste situazioni particolari possono essere gestite manualmente. Non appena la filiale riprende a funzionare normalmente, l'intelligenza artificiale si adegua automaticamente ai dati di vendita aggiornati.

Come vengono trasmesse le proposte ai punti vendita?Le proposte vengono reimmesse direttamente nel sistema esistente, sotto forma di proposta d’ordine o di lista di produzione. A seconda del sistema di cassa e del sistema di gestione delle scorte, ciò avviene automaticamente o tramite esportazione. Non è necessario alcun strumento aggiuntivo nei punti vendita.

Conclusione

La sfida più grande nelle panetterie a catena non è la cottura, bensì la pianificazione quotidiana. Quali quantità di quali prodotti destinare a ciascuna sede? Le previsioni di vendita basate sull'intelligenza artificiale rispondono a questa domanda sulla base dei dati, per ogni singola filiale e ogni singolo prodotto. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre le eccedenze e rendere la pianificazione meno dipendente dalle singole persone.

Per una panoramica completa sulle previsioni di vendita basate sull'intelligenza artificiale per i panifici, consulta la nostra guida.