Fluttuazioni della domanda nella mensa aziendale: cause e soluzioni

Martedì 250 pasti, venerdì 140, nel giorno di ponte 60: nessun settore della ristorazione subisce oscillazioni così regolari come quella della mensa aziendale. Il numero di commensali non dipende dall’offerta del locale, ma dal ritmo di lavoro dell’azienda – e questo è cambiato radicalmente con il telelavoro e i modelli di lavoro flessibili.

Chi pianifica queste fluttuazioni basandosi su valori medi, il lunedì produce troppo poco e il venerdì produce in eccesso. Questo articolo illustra le cause e spiega come la pianificazione basata sui dati consenta di tenerle sotto controllo.

I cinque fattori alla base delle fluttuazioni

1. Il ritmo del lavoro da casa. L’effetto più evidente al momento: da martedì a giovedì si lavora in ufficio, mentre lunedì e venerdì si lavora da casa. La differenza tra il giorno della settimana con il carico di lavoro maggiore e quello con il carico minore può arrivare a un terzo o più, e questo andamento varia da azienda ad azienda.

2. Vacanze e ponti. Le vacanze scolastiche riducono il numero dei dipendenti, mentre i ponti svuotano quasi completamente l’edificio. Chi non pianifica il calendario delle festività con precisione giornaliera finisce per lavorare nei giorni di ponte per ospiti fantasma.

3. Il tempo. Il sole attira i clienti all’aperto, verso i take-away e i ristoranti del quartiere, mentre la pioggia riempie la mensa del personale. Inoltre, cambia la scelta del menu: buffet di insalate quando fa caldo, stufato quando fa freddo.

4. Eventi aziendali. Riunioni generali, workshop, eventi per i clienti e attività di gruppo comportano centinaia di pasti: a volte al ristorante, a volte fuori.

5. La propria offerta. I menù più apprezzati attirano i clienti che altrimenti mangerebbero fuori. La pianificazione dei menù influisce sull’affluenza e, pertanto, deve essere inclusa nell’analisi.

Dalla causa alla soluzione

L’aspetto fondamentale è che quattro di questi cinque fattori sono prevedibili. I ritmi del lavoro da casa, il calendario delle festività, le previsioni meteorologiche e i cicli dei menù sono contenuti in dati che esistono già oggi. GoNina apprende questi modelli dai dati di vendita dell’azienda e fornisce previsioni giornaliere per ogni componente relative ai prossimi sette giorni, tenendo conto degli effetti legati ai giorni della settimana, alle festività e alle condizioni meteorologiche.

Per il quinto fattore determinante – gli eventi interni all'azienda – la responsabilità rimane a carico dell'uomo: la direzione aziendale può adeguare le previsioni in caso di eventi noti. La divisione dei compiti è quindi chiara: la macchina elabora i modelli, l'uomo integra le conoscenze che non sono contenute nei dati.

L'efficacia di questa misura è dimostrata dai dati pratici: le aziende che aderiscono al programma « GoNina » riducono le loro eccedenze fino al 52%. L'articolo sulle mense aziendali illustra come funziona concretamente la pianificazione in queste strutture.

Tre misure immediate

Analisi dei profili giornalieri: i dati di vendita degli ultimi mesi, suddivisi per giorno della settimana, evidenziano chiaramente l’effetto del lavoro da casa – la base per stabilire quantità iniziali differenziate anziché un unico valore standard.

Segnare i ponti nel calendario: tutti i ponti dell’anno sono già noti e vanno inseriti fin da ora nella pianificazione di massima.

Registrare i consumi giornalieri: senza il dato giornaliero delle eccedenze, la pianificazione non dispone dei dati di riferimento necessari. Ciò che viene misurato migliora.

Domande frequenti

Il nostro modello di lavoro da casa sta cambiando proprio ora: in questo caso, i dati storici sono davvero utili?
Sì, perché il modello apprende continuamente: ogni settimana i nuovi dati sulle vendite aggiornano i modelli. In questo modo, i cambiamenti strutturali vengono rilevati nel giro di poche settimane, molto più rapidamente di quanto richieda l’adattamento dei valori empirici nella mente.

Non conosciamo in anticipo il numero di ospiti: le vendite registrate alla cassa sono sufficienti come base di dati?
Sì. I menu e le portate venduti ogni giorno sono esattamente l'indicatore che deve essere previsto: un conteggio separato degli ospiti è utile, ma non è indispensabile.

Conclusione

Le fluttuazioni della domanda nella mensa aziendale non sono un caos, ma un insieme di modelli prevedibili: lavoro da casa, ferie, condizioni meteorologiche, cicli dei menù. Chi pianifica sulla base dei dati, il martedì cucina quanto basta e il venerdì non spreca cibo. Il resto è una questione di abilità.

Per scoprire come funzionano in generale le previsioni basate sull'intelligenza artificiale nel settore della ristorazione, leggi la guida completa dedicata al settore.