Automatiser les fiches de cuisson : d'Excel au plan de production basé sur l'IA

La fiche de production est le document central de toute boulangerie. Elle détermine ce qui doit être produit, en quelle quantité et pour quel point de vente. Et pourtant, dans de nombreuses entreprises, elle est encore établie de la même manière : quelqu’un s’assoit, examine les chiffres des derniers jours, fait des estimations, calcule, ajuste et espère que ça ira à peu près.

Dans les petites entreprises, cela prend peut-être 20 minutes. Dans les chaînes de boulangeries disposant de plusieurs points de vente et proposant un large assortiment, la création des listes de production et des propositions de commande peut facilement prendre une heure, voire plus, par jour. Tous les jours, sept jours sur sept.

Or, une grande partie de ce processus peut aujourd'hui être automatisée. Et ce, sans que l'entreprise ne perde le contrôle de sa planification.

Comment on rédige généralement une fiche de recette aujourd'hui

Dans la plupart des boulangeries, le processus se déroule de manière similaire. Le responsable de production, le gérant de la succursale ou le propriétaire examine les chiffres de vente des derniers jours, souvent à partir du système de caisse ou d'un tableau Excel. À cela s'ajoutent des données empiriques : quel jour de la semaine est-ce demain ? Y a-t-il des vacances ? Quel temps fera-t-il ? Y a-t-il un événement local ?

Sur la base de cette estimation, les quantités sont déterminées, inscrites sur une liste de production ou une fiche de cuisson, puis transmises à la boulangerie. Dans le cas des boulangeries en succursale, des bons de livraison viennent s'y ajouter afin de déterminer quelle succursale reçoit quelle quantité de quel produit.

Cela fonctionne. Mais cela présente trois faiblesses :

Cela prend beaucoup de temps : ceux qui s'y consacrent consciencieusement chaque jour investissent un temps de travail considérable dans un processus qui se répète sans cesse. Lorsque l'on compte plusieurs sites, l'effort à fournir est décuplé.

Ce processus est source d'erreurs : même les planificateurs expérimentés ne peuvent pas tenir compte de tous les facteurs d'influence en même temps. Une semaine de vacances oubliée, un changement de temps négligé ou une succursale mal évaluée peut entraîner une surproduction ou une sous-production.

Tout repose sur certaines personnes : il y a souvent quelqu'un dans l'entreprise qui « sait comment ça marche ». Si cette personne tombe malade, part en vacances ou quitte l'entreprise, les compétences nécessaires à la planification font soudainement défaut.

Ce que signifie concrètement « automatiser »

L'automatisation ne signifie pas qu'une machine décide de tout. Cela signifie que le traitement des données – leur collecte, leur analyse et leur calcul – est pris en charge par un logiciel. L'humain garde le contrôle et peut adapter chaque proposition.

Chez GoNina , cela GoNina ainsi : l'IA se connecte directement au système de caisse de la boulangerie – par exemple HS Soft, ProtecData ou Lightspeed. Elle analyse automatiquement l'historique des ventes, prend en compte les prévisions météorologiques, les jours fériés, les vacances scolaires et les tendances saisonnières, puis établit à partir de ces données une prévision quotidienne des ventes par produit et par site.

Cette prévision est réintégrée dans le système sous la forme d'une proposition de commande ou d'un plan de production concret. Au lieu de remplir manuellement la fiche de commande, l'entreprise reçoit une proposition basée sur les données, qu'elle peut soit adopter telle quelle, soit adapter manuellement.

Le processus quotidien passe ainsi de « vérifier les chiffres, estimer, calculer, saisir » à « vérifier la proposition, l'ajuster si nécessaire, valider ».

Ce que cela change dans la vie quotidienne

Plus de temps pour d'autres tâches : au lieu de devoir établir des listes de production dans l'urgence, la proposition est déjà prête. L'équipe peut se concentrer sur le travail manuel et le développement des produits plutôt que sur des tableaux Excel.

Les nouveaux collaborateurs peuvent se mettre au travail plus rapidement : la planification ne dépend plus des connaissances d'une seule personne. Même quelqu'un qui ne connaît pas l'entreprise depuis dix ans peut travailler à partir d'une proposition fondée sur des données.

La planification des approvisionnements des magasins est désormais plus équitable. Dans de nombreuses entreprises, c'est le magasin dont la direction se fait le plus entendre qui reçoit le plus de marchandises, et pas nécessairement celui qui vend le plus. Grâce à une répartition fondée sur des données, l'attribution des stocks devient plus objective et plus transparente.

Les vacances et les congés deviennent planifiables. Lorsque le responsable de production part en vacances pendant deux semaines, la planification se poursuit. L'IA génère des propositions à partir des données, et non à partir de l'expérience personnelle d'un individu.

Les entreprises qui GoNina gagnent ainsi jusqu'à 12 heures par mois en termes de planification. Parallèlement, les excédents diminuent jusqu'à 52 %, car les prévisions sont plus précises que les estimations manuelles.

Dois-je changer mon système de caisse ou mon logiciel ?

Non, GoNina l'infrastructure existante. Les prévisions sont intégrées aux processus existants sous forme de propositions de commande dans le système de caisse, de listes de production ou d'exportations vers le système de gestion des stocks.

Grâce à l'intégration directe avec des systèmes de caisse tels que HS Soft, ProtecData et Lightspeed, aucun transfert manuel de données n'est nécessaire. La mise en place ne prend généralement que quelques jours. L'entreprise n'a pas besoin de modifier ses processus ni d'acheter de nouveau matériel.

Foire aux questions

GoNina remplace-t-elle complètement GoNina fiche de cuisson ? GoNina une proposition de production basée sur les données, qui sert de base à la fiche de cuisson. Tu peux accepter cette proposition telle quelle ou la modifier. La décision finale revient à l'établissement.

Que se passe-t-il si j'ajoute ou supprime un article à la dernière minute ? Des modifications manuelles sont possibles à tout moment. Si tu sais qu'une promotion spéciale aura lieu demain ou qu'un produit n'est pas disponible, tu peux modifier la proposition en conséquence.

Ai-je besoin de connaissances en informatique pour cela ? Non , GoNina conçu pour pouvoir être utilisé sans aucune connaissance technique préalable. GoNina se charge de la configuration et de la mise en service. Au quotidien, son utilisation n'est pas plus compliquée que de consulter l'ancien bon de commande.

Conclusion

Dans de nombreuses boulangeries, la fiche de production est encore établie comme il y a vingt ans : manuellement, ce qui prend beaucoup de temps et dépend des connaissances de certaines personnes. Cela ne doit pas nécessairement rester ainsi. Les prévisions de ventes basées sur l'IA automatisent la partie la plus fastidieuse de la planification quotidienne et fournissent des suggestions plus précises que n'importe quelle estimation manuelle.

La fiche de recette ne disparaît pas. Mais elle se crée plus rapidement, plus efficacement et de manière plus autonome.

Tu trouveras un aperçu complet des prévisions de ventes basées sur l'IA dans le secteur de la boulangerie dans notre guide complet.

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