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Le secteur de la restauration s'appuie à la fois sur deux réalités : d'une part, des commandes importantes prévisibles et planifiables à l'avance ; d'autre part, une activité quotidienne de base constituée de clients professionnels réguliers, de la restauration de réunions et de commandes de dernière minute. Les commandes sont fixées, mais les quantités correspondantes ne le sont souvent pas : combien de sandwichs pour l'offre de déjeuner à volonté ? Quelle réserve prévoir pour les commandes spontanées ? Quelle quantité de matières premières garder en stock ?
C'est précisément dans cette zone grise, entre les commandes fermes et la demande spontanée, que se manifestent les excédents et les pénuries du quotidien dans le secteur de la restauration.
Les deux volets de l'organisation du service traiteur
La part fixe : les commandes confirmées. Les services de traiteur pour des événements et les plateformes réservées constituent un volume de ventes garanti ; dans ce cas, ce n’est pas d’une prévision qu’il s’agit, mais d’une gestion rigoureuse des commandes. L’erreur survient ailleurs : lorsque ces volumes fixes sont pris en compte dans la planification au même titre que la demande libre.
La moitié libre : l'activité quotidienne de base. Offres de restauration à emporter pour le déjeuner, service traiteur pour les réunions sur simple demande, commandes le jour même : cette demande varie en fonction des jours de la semaine, des vacances, de la météo et des rythmes des entreprises clientes – et constitue donc un cas classique de prévision.
En quoi consiste concrètement l'automatisation ?
Séparer clairement les quantités fixes et les quantités libres. L'étape la plus importante est d'ordre conceptuel : les commandes confirmées sont gérées comme des quantités garanties, tandis que la demande libre fait l'objet de prévisions distinctes. « GoNina » analyse les tendances de l'activité de base à partir des données de vente – par produit et par segment de clientèle – et fournit ainsi des propositions quotidiennes de quantités pour les sept jours suivants. La somme des deux donne les quantités à produire et à acheter.
Tirer parti des rythmes des clients professionnels. Les clients professionnels passent leurs commandes selon des schémas récurrents : jours de réunion, rythmes mensuels, périodes de vacances. Ces régularités se retrouvent dans les données historiques : le modèle les identifie et planifie les semaines calmes au même titre que les semaines chargées.
Organiser les achats et la production en fonction du « Wochenblick ». Une anticipation de sept jours permet de mieux cibler les achats de produits frais et de planifier la production en toute sérénité : moins d’achats d’urgence coûteux, moins de surstocks à éliminer le vendredi.
Le résultat correspond aux effets connus : jusqu'à 52 % d'excédent en moins, jusqu'à 6 % de chiffre d'affaires en plus et jusqu'à 12 heures d'économie par mois en temps de planification – du temps qui, dans le secteur de la restauration, peut être directement consacré à la prospection et au suivi de la clientèle.
Règles pratiques pour les entreprises de restauration
1. Fixer et communiquer clairement la date limite de commande. Plus les commandes sont confirmées tôt, plus la part restante à prévoir est faible ; les conditions avantageuses accordées pour les commandes anticipées transfèrent le risque de l’entreprise vers le client.
2. Des réserves basées sur les données plutôt que forfaitaires. « Toujours 20 % de plus » coûte cher. Les données indiquent les jours de la semaine où les commandes spontanées sont réellement passées : il faut constituer des réserves de manière ciblée à ces moments-là, et pas ailleurs.
3. Enregistrer les pertes par produit. Ce qui est jeté à la fin de la journée constitue l'information la plus importante pour la planification : sans ce chiffre, toute optimisation reste aveugle.
Foire aux questions
Notre activité est fortement liée aux événements : une prévision est-elle vraiment utile ?
Pas pour les événements eux-mêmes, qui sont déjà fixés. Mais presque toutes les entreprises de restauration ont une activité de base quotidienne en parallèle, et c'est précisément là que se produisent les pertes quotidiennes invisibles qu'une prévision permet d'éliminer.
Nous planifions en composants de recette, et non en produits finis : est-ce possible ?
Oui. Les prévisions au niveau des produits peuvent être converties, via les recettes, en besoins en composants et en matières premières, ce qui permet de passer des commandes plus précises.
Conclusion
La planification de la restauration devient simple lorsqu'on la divise en deux parties : gérer les commandes fermes et prévoir la demande ponctuelle. En planifiant l'activité de base à partir de données, on réalise des gains précisément là où la restauration perd quotidiennement de l'argent sans s'en rendre compte : au niveau des excédents, des achats et du temps de planification.
Pour découvrir comment fonctionnent globalement les prévisions basées sur l'IA dans le secteur de la restauration, consulte le guide complet dédié à ce secteur.
