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De nombreuses boulangeries planifient leur production avec Excel : un tableau par succursale, les chiffres de l'année précédente à côté, une majoration par-ci, une réduction par-là. Cela fonctionne… jusqu'à un certain point. La vraie question n'est pas de savoir si Excel est un mauvais outil, mais à partir de quand ses limites finissent par coûter plus cher qu'une solution adaptée.
Cette comparaison présente les deux points de vue sans les réduire à une vision manichéenne.
Les atouts d'Excel
Cela ne coûte rien de plus et tout le monde le connaît. Pas d'initiation, pas de formation, pas de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Le modèle peut être conçu exactement selon la vision de l'entreprise.
Un contrôle total. Chaque chiffre est visible, chaque formule est compréhensible. Pour les petites entreprises disposant d'une gamme de produits restreinte et d'une seule personne chargée de la planification, cela suffit souvent amplement.
Quand Excel atteint ses limites
Excel se base sur le passé, pas sur l'avenir. Un tableau peut afficher les chiffres de l'année précédente ou de la semaine précédente, mais il ne sait pas qu'un changement de temps est prévu jeudi, que les vacances commencent la semaine prochaine ou que le jour férié tombe cette année un autre jour de la semaine. C'est à chacun de prendre en compte quotidiennement tous ces éléments.
La charge de travail augmente avec chaque article et chaque magasin. Deux magasins proposant 80 articles représentent 160 décisions quotidiennes. Le tableau ne calcule rien de tout cela lui-même : il se contente de consigner les décisions prises par l'être humain.
Risque d'erreurs. Une formule écrasée, une ligne décalée, une exportation obsolète : les erreurs Excel ne sont souvent détectées que lorsque les retours se retrouvent dans le panier.
Dépendance vis-à-vis d'une personne. En général, seul celui qui a élaboré le modèle le comprend. Si cette personne vient à manquer, la planification est bloquée : il s'agit là d'un risque opérationnel sous-estimé.
Ce qui distingue une prévision basée sur l'IA
GoNina prend en charge précisément les tâches qui doivent être effectuées manuellement dans Excel : les données de vente sont automatiquement importées depuis le système de caisse ; l'IA tient compte des conditions météorologiques, des jours fériés, des vacances scolaires et des tendances saisonnières, et fournit chaque jour une prévision par article et par site pour les sept jours à venir, sous forme de propositions de commande concrètes s'intégrant dans le processus habituel.
La différence réside dans trois points : les prévisions sont tournées vers l'avenir plutôt que vers le passé ; elles s'adaptent sans effort supplémentaire à un nombre illimité d'articles et de magasins ; et elles continuent à s'améliorer automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de mettre à jour manuellement le modèle. Le contrôle reste néanmoins entre les mains de l'équipe opérationnelle : chaque proposition peut être ajustée.
Les entreprises qui passent d'une planification manuelle à GoNina réduisent leurs excédents jusqu'à 52 %, augmentent leur chiffre d'affaires jusqu'à 6 % et économisent jusqu'à 12 heures de temps de planification par mois.
Le cadre décisionnel honnête
Excel devrait suffire si : un seul site, un assortiment restreint, une demande stable, une personne expérimentée disposant du temps nécessaire pour la gestion quotidienne.
Une prévision basée sur l'IA s'avère utile dans les cas suivants : lorsque plusieurs magasins sont prévus ou qu'une large gamme de produits est envisagée, lorsque le taux de retours dépasse 10 à 15 % malgré l'expérience acquise, lorsque les best-sellers sont régulièrement en rupture de stock trop tôt, ou lorsque la planification repose sur une seule personne.
Un bon test : calculez le taux de retours de vos dix articles les plus vendus et le nombre d'heures consacrées chaque semaine à la planification. Si ces deux chiffres représentent ensemble un montant significatif, le changement relève d'un calcul et non d'une question de conviction – d'autant plus que GoNina propose une période d'essai de 4 semaines avec garantie « satisfait ou remboursé ».
Foire aux questions
Puis-je combiner Excel et les prévisions basées sur l'IA ?
Pendant la phase de transition, oui : de nombreuses entreprises utilisent les deux méthodes en parallèle et comparent leur précision. Au bout de quelques semaines, on voit quelle méthode est la plus proche de la réalité.
Est-ce qu'en utilisant une solution d'IA, je perds le contrôle de ma planification ?
Non. Les prévisions constituent une suggestion, pas un processus automatique. De nombreux éléments peuvent être ajustés : la différence réside dans le fait que le point de départ repose sur des données plutôt que sur des estimations.
Conclusion
Excel n'est pas un mauvais outil : il sert à documenter les décisions, pas à les calculer. Dès que la gamme de produits, le nombre de magasins ou les fluctuations de la demande dépassent les capacités de la planification manuelle, une prévision basée sur l'IA permet de rentabiliser rapidement l'investissement grâce à une réduction des retours et à une meilleure disponibilité.
Pour découvrir en détail comment fonctionnent les prévisions de ventes basées sur l'IA, consultez notre guide complet destiné aux boulangeries.
