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Caisse, gestion des stocks, gestion des commandes, prévisions, comptabilité : l'environnement logiciel d'une boulangerie moderne se compose de plusieurs modules, et ces termes sont souvent confondus au quotidien. Cet aperçu classe ces catégories, présente les fonctionnalités de chaque module et met en évidence les points de jonction essentiels entre eux.
Le système de caisse : la source de données
Le système de caisse constitue la base : il gère les ventes et enregistre ainsi la ressource la plus précieuse de l'entreprise, à savoir les données de vente par article, par magasin et par jour. Dans le secteur de la boulangerie en Suisse, on trouve notamment CashAssist de HS-Soft, ainsi que les solutions de ProtecData et d'Aplus ; dans la restauration et la restauration collective, ce sont des systèmes tels que Lightspeed K-Series et TCPOS qui dominent le marché.
Ce qui importe du point de vue de la planification : des données de base articles propres (chaque variante constituant un article à part entière) et des interfaces ouvertes permettant à d'autres systèmes d'exploiter ces données.
La gestion des stocks : commandes et production
Les systèmes de gestion des stocks et des commandes – tels que WaWiAssist de HS-Soft, BackStar de ProtecData ou OPTIback d'OptimoBercher – gèrent les commandes des succursales, les listes de production, les bons de livraison et, dans certains cas, les recettes. Ils apportent une réponse à la question suivante : comment acheminer de manière organisée la quantité prévue vers le fournil et les succursales ?
Ce qu'ils ne précisent pas : quelle doit être la quantité. La gestion des stocks gère les quantités, mais ne les calcule pas en fonction de la demande future.
Les prévisions de ventes : l'intelligence des volumes
C'est précisément là qu'intervient le niveau de prévision : il répond chaque jour à la question suivante : quelle quantité de quel article est nécessaire sur quel site ? Pour ce faire, « GoNina » analyse les données de vente issues du système de caisse, prend en compte la météo, les jours fériés, les vacances scolaires et les tendances propres à chaque site, puis fournit des propositions de commande pour les sept jours à venir, article par article et magasin par magasin.
C'est l'interaction qui fait toute la différence : le système de prévision exploite les données issues de la caisse et réinjecte les suggestions dans le processus de commande habituel. GoNina a conclu un partenariat officiel avec ProtecData : les suggestions de commande sont directement réinjectées dans l'environnement BackStar. Des intégrations officielles existent avec Aplus et OptimoBercher, auxquelles s'ajoutent l'intégration avec CashAssist/WaWiAssist de HS-Soft ainsi que des connexions à Lightspeed K-Series et TCPOS – la vue d'ensemble de toutes les intégrations présente les détails. Les établissements parviennent ainsi à réduire leurs excédents jusqu'à 52 %, à augmenter leur chiffre d'affaires jusqu'à 8 % et à économiser jusqu'à 12 heures de temps de planification par mois.
Les ajouts : boutique, personnel, comptabilité
Boutique en ligne et précommandes : de plus en plus importantes pour les gâteaux, les apéritifs et les commandes en gros – les précommandes constituent un volume de ventes garanti et facilitent les prévisions.
Planification des effectifs : les outils de planification des équipes gagnent en utilité lorsqu'ils sont alimentés par les prévisions de charge de travail ; les prévisions de production constituent à cet égard une base tout à fait naturelle.
Comptabilité et contrôle de gestion : elles se chargent de l'analyse financière. Plus les systèmes opérationnels sont rigoureux, moins il y a de travail manuel à effectuer en fin de mois.
Les trois questions à se poser concernant votre environnement logiciel
1. Où se trouvent les données – et peuvent-elles être extraites ? La disponibilité d'interfaces ouvertes est le critère le plus important lors du choix d'un système : les données de vente qui sont bloquées dans le système de caisse ne peuvent pas être utilisées pour établir des prévisions.
2. Qui calcule les quantités ? Dans de nombreuses entreprises, la réponse est : une personne qui utilise Excel. C'est précisément ce fossé entre la caisse et la gestion des stocks que comble le niveau de prévision.
3. Les résultats sont-ils réintégrés dans le processus ? Une prévision qui se résume à un rapport isolé n'est pas mise en pratique : elle doit parvenir là où les commandes sont passées et la production assurée.
Foire aux questions
Dois-je changer de système de caisse pour pouvoir utiliser les prévisions basées sur l'IA ?
Non : GoNina s'intègre aux systèmes courants via des interfaces. Nous déterminerons lors d'un premier entretien quelle connexion est disponible pour votre système.
Ai-je besoin de tous les modules en même temps ?
Non : pratiquement toutes les entreprises disposent d'une caisse et d'un système de gestion des commandes. Le principal levier d'amélioration est ensuite le niveau des prévisions, car il permet d'optimiser les décisions quotidiennes relatives aux quantités, que tous les autres systèmes se contentent de gérer.
Conclusion
Enregistrement des ventes, gestion des stocks, calcul des prévisions : en distinguant clairement ces trois niveaux, on identifie rapidement les lacunes de son environnement logiciel – le plus souvent au niveau du calcul des quantités. Et c’est précisément là que réside la plus grande valeur inexploitée des données que la caisse collecte depuis longtemps.
Pour découvrir en détail le fonctionnement du module de prévision, consultez notre guide complet sur les prévisions de ventes basées sur l'IA pour les boulangeries.
